Съдържание
- Примерен набор от данни
- Какво е макрос
- Как да запиша макрос
- Бутон за запис на макроси
- Пример 1: Създаване на клавиш за бърз достъп до филтър
- Пример 2: Създаване на клавиш за бърз достъп на Clear filter
- Редактиране на клавишните комбинации
- Запазване на работната книга
- Библията на Excel 2019
Джошуа е аспирант в USF. Интересува се от бизнес технологии, анализи, финанси и постна шест сигма.
Създаването на преки пътища с клавишни комбинации в Microsoft Excel е отличен начин за ускоряване на задачите през работния ден. Много задачи могат да бъдат автоматизирани чрез създаване на макрос и след това присвояване на този макрос на персонализиран клавиш за бърз достъп. В този урок ние разглеждаме какво е макрос, как да го запишем и обсъждаме няколко примера за пряк път, които можете да създадете в електронна таблица. В целия текст ще използваме таблицата по-долу, за да илюстрираме примери. Моля, изтеглете примерната работна книга тук, ако искате да следвате заедно с примерите.
Примерен набор от данни
Какво е макрос
Макросът е цикъл от VBA код, който може да бъде създаден чрез ръчно въвеждане на кода или чрез записване на предприетите действия, които създават кода. След като кодът е създаден, макросът може да бъде присвоен на обект като бутон или на клавишна комбинация. Използването на макроси може да спести много време за монотонни задачи, които трябва да се повтарят през целия работен ден. Макросът не трябва да се създава само за повтарящи се задачи. Може да искате да ги създадете за задачи, които отнемат огромно време за изпълнение. Да предположим например, че имате .csv документ, който получавате редовно и вашата задача е да създадете същия отчет с тези сурови данни. Ако данните идват при вас в същия формат, можете да превърнете тази задача от 20 минути в задача от 2 секунди със силата на макроса на Excel. За целите на тази статия ще създаваме само макрос с рекордера на макроси на Excel и ще присвояваме макросите на пряк път на клавиатурата.
Как да запиша макрос
Вижте бутона за запис на макрос в долния ляв ъгъл на екрана на илюстрацията по-долу. След като се натисне този бутон, всички действия, предприети в рамките на програмата Excel, могат да бъдат записани стъпка по стъпка. Бутонът за макрос ще се превърне в квадратна форма за спиране, която трябва да се натисне, за да завършите процеса на запис.
Бутон за запис на макроси
Пример 1: Създаване на клавиш за бърз достъп до филтър
В този първи пример ще филтрираме по дисциплина и след това по продажби над 5000 долара. След като макрорекордерът е активиран чрез щракване върху бутона на макрорекордера, се появява друг прозорец. Тук се персонализира пряк път за операцията. Макросът се нуждае от име, клавиш за бърз достъп и по желание можете да поставите описание. След като щракнете върху OK, макросът започва да записва.
Първо, това, което е необходимо, е да се филтрира само по дисциплината педиатър. За да намерите опциите за филтриране на дисциплината, щракнете върху стрелката надолу в заглавката на дисциплината. Премахнете отметката от „Select All“, изберете „Pediatrician“ и след това щракнете върху бутона OK, за да продължите.
След това кликнете върху стрелката надолу в заглавката Общо, за да се покажат опциите за филтриране за тази колона. За да се покаже само число, по-голямо от, по-малко или равно на определен брой, трябва да намерите опцията „Филтри за числа“. Това, което трябва да се покаже, са записи, надвишаващи 5000 $, така че трябва да се щракне „по-голямо от“.
Трябва да се появи полето Персонализиран автофилтър. На този етап трябва да проверим дали е избрана опцията по-голяма от и въведете 5000 за този филтър. След като щракнете върху OK, вторичният филтър ще влезе в сила.
За да спрете процеса на запис на макроси, трябва да се натисне квадратният бутон в долната част на левия ъгъл. Илюстрацията по-долу показва данните след добавянето на двата филтъра. За да проследите преките пътища, които създавате, можете да вмъкнете текстово поле за справка. Ако е добавено текстово поле, не забравяйте да го пазите над и извън пътя на записите.
Пример 2: Създаване на клавиш за бърз достъп на Clear filter
Сега, когато има механизъм за създаване на отчета, бих искал да мога да се върна обратно към оригиналната таблица с помощта на пряк път. За да направите това, започнете, като кликнете върху бутона за запис на макрос. Този път ще създадем пряк път с главна буква. Когато използвате главна буква за клавиш за бърз достъп, ще трябва да използвате бутоните за управление и смяна, за да активирате макроса. След като попълните необходимата дата и щракнете върху OK, макросът ще започне да записва.
За да изчистите двата филтъра за таблицата, отидете на таблицата Начало и намерете секцията Редактиране отдясно на екрана. Кликнете върху Сортиране и филтриране, след което Изчистване. Това ще премахне всички филтри, направени в таблицата.
След като щракнете върху квадратния бутон за спиране в долния ляв ъгъл, вече можете да превключвате към и извън сортирането, създадено с клавишните комбинации Ctrl + k и Ctrl + Shift + K.
Редактиране на клавишните комбинации
В един момент може да искате да редактирате вашите клавишни комбинации. Например използвах Ctrl + k като пряк път за сортиране на таблицата, но Ctrl + k вече има функция, свързана с нея. Нормалната функция на Ctrl + k е да вмъкне хипервръзка. Поради тази причина бих искал да променя клавиша за бърз достъп на Ctrl + u. За да промените клавиш за бърз достъп, трябва да отидете в раздела изглед и да щракнете върху бутона за макрос в секцията за макроси. След това кликнете върху макроси за изглед.
След това изберете макроса от списъка, където клавишът за бърз достъп трябва да бъде променен от списъка. Щракнете върху бутона с опции и ще имате възможност да промените клавишната комбинация.
Запазване на работната книга
Работните книги, които са записали макроси, трябва да бъдат запазени под разширението на файла .xlsm. За целта щракнете върху раздела Файл и след това щракнете върху „Запазване като“. Намерете място за запазване на файла и кликнете върху стрелката надолу вляво от бутона за запазване. Изберете опцията „Работна книга с активиран макрос на Excel ( *. Xlsm)“ и щракнете върху запазване.
За да научите повече за използването на макроси на Excel за бизнес приложения, препоръчвам следната книга. От години използвам Библията на Excel, за да подобря разбирането си за всички аспекти на този продукт на Microsoft.
