Съдържание
- Преминаване в цифров режим с GTD
- Защо Wunderlist? Защо сега?
- Преглед на Wunderlist
- Съставяне на списъци за GTD система
- Събиране на задачи с Wunderlist
- Как да използвам Добавяне към Wunderlist
- Организиране на задачи в Wunderlist
- Контексти
- Място за всичко и всичко на мястото си
- Първи неща от Дейвид Алън
- Кажете вашето мнение! Гласувайте за любимото си приложение GTD
Джонатан е сертифициран учител, който е преподавал във Великобритания и в САЩ. Сега работи като консултант по дигитално обучение.
Преминаване в цифров режим с GTD
Кажи ми дали това звучи познато. Днес сте по-заети, отколкото някога сте били, и границите между работата и дома са необратимо размити. Имате безброй неща за вършене и изглежда никога няма достатъчно време да направите дори половината от тях. Мозъкът ви е пълен с неща, които не искате да забравите и имате малко време за оригинални мисли или спонтанни актове на творчество. Така че, вие правите списъци, но по-често това не, списъците, които създавате, за да облекчите безпокойството си, просто ги добавяте.
Звучи познато? Ако е така, не сте сами. Това бях аз, преди да започна пътуването си с променяща живота система, наречена Getting Things Done (GTD). Това е система, която е създадена от Дейвид Алън, за да реши всички горепосочени проблеми и за много хора, включително и за мен, това е не по-малко от божи дар. Първоначално книгата е публикувана преди почти 15 години и се основава много на ориентирана към хартия система с физически файлове и папки, за да ви помогне да организирате живота си. Наскоро излезе ново издание, което да го актуализира с най-новите технологични постижения.
За мен обаче новата версия на книгата не стигна достатъчно далеч. Защо? Системата е стабилна и работи както винаги, но аз използвам много малко хартия всеки ден, така че имах нужда от нещо, което да ми помогне да внедря GTD в чисто дигитална среда. Накратко, трябваше да бъда безхартиен. Има много дигитални инструменти, които могат да улеснят това, но след дълги размишления се спрях на Wunderlist.
Следва обяснение как използвам Wunderlist за внедряване на GTD в моя работен процес. Това не е обобщение как да започнете с Getting Things Done. Вместо това е един пример за дигитално внедряване. Вашият може да изглежда различно. В много отношения това е личен поглед към „Приключване на нещата“, но е верен на първоначалната концепция.
Защо Wunderlist? Защо сега?
Вече няколко години използвам Wunderlist като диспечер на задачите, но едва наскоро реших, че той би бил идеален за моята мисия GTD. Защо? Критериите ми бяха кратки, но в същото време взискателни. Ето какво исках:
- Лесно използване
- Междуплатформена
- Страхотен дизайн
- Напомняния / Срокове
- Безплатно за използване
Разгледах много инструменти, но само Wunderlist успя да отговори на по-голямата част от нуждите ми през повечето време. Обичам, че имам достъп до него навсякъде и на всяко устройство. Все пак също толкова важно е, че то просто работи. Има много малко, ако има такива, грешки или проблеми със синхронизирането между устройствата. За мен това означава, че му вярвам на 100%. Това ниво на доверие е ключово за всяко внедряване на GTD.
Преглед на Wunderlist
Съставяне на списъци за GTD система
Преди имах голям брой списъци в Wunderlist. Сега имам седем. Всеки списък по някакъв начин се основава на списъците, препоръчани от Дейвид Алън в неговата книга. Те са:
- Входящи
- Проекти
- Следващи действия: Работа
- Следващи действия: Други
- Чакам за
- Някой ден / Може би
- Прочетете / Гледайте по-късно
Ако сте използвали системата GTD, списъците по-горе трябва да ви изглеждат познати. Разделям „Следващи действия“ в Работа и Други, което по същество означава работа и дом, но имам много неща, случващи се извън дома и работата, затова реших да кръстя този списък с подходящ родов етикет.
Списъкът „Прочетете / Гледайте по-късно“ е нещо, за което обмислях да използвам Pocket. Pocket е безплатен инструмент за отметки на различни платформи, който ви позволява да запазвате неща за четене по-късно от почти всяко устройство. Така че в много отношения това би било идеалният инструмент, но исках да запазя този списък с връзки по-близо до домашната база и видима част от седмичния преглед, затова направих списък за тях в Wunderlist. Повечето от елементите в този списък са страници от уебсайтове, но можете да добавяте PDF файлове и други файлове, колкото е необходимо.
Прибягнах обаче до един външен инструмент, за да завърша настройката си за GTD. За материали за поддръжка на проекти използвам OneNote, главно защото това често се състои от уеб връзки, а разширението Добавяне към Wunderlist на браузъра ви позволява само да добавяте неща към списък, за разлика от задача. Също така не можах да измисля начин да организирам всичко, което ми трябваше в Wunderlist, без да компрометира мантрата за следващите стъпки, свързана с текущи проекти. OneNote ви позволява да добавяте бележки, изрезки в мрежата, файлове с данни, аудио записи и други с лекота и работи на множество устройства.
Събиране на задачи с Wunderlist
Има много начини да уловите вашите мисли, идеи и ресурси в Wunderlist. Ако съм на смартфона или таблета си, използвам мобилното приложение Wunderlist. Wunderlist има приложения за iPhone, iPad, Android и Kindle Fire, така че има приложение на разположение за всяка от най-популярните мобилни платформи. Има и приложение за Mac и едно за Windows. Chrome и Потребители на Chrome OS може да се възползва от пакетираното настолно приложение на Chrome, което работи както офлайн, така и онлайн.
Друг чудесен начин да вкарате нещата във вашия Wunderlist е разширението за добавяне към Wunderlist, което е достъпно за Chrome, Firefox и Safari. Само с едно щракване на мишката можете бързо да добавите уеб базирано съдържание към входящата си поща. Можете също да използвате Добавяне към Wunderlist на iOS чрез менюто за споделяне, ако имате iOS 8 или по-нова версия, инсталирана на вашето устройство.
И накрая, функцията Mail to Wunderlist ви позволява да изпратите имейл до вашата директно във вашата пощенска кутия Wunderlist. След като активирате Mail to Wunderlist в настройките на акаунта си, можете да изпращате всеки имейл до вашия списък, като го препращате към [email protected]. Ако го изпратите от имейл адреса, свързан с вашия акаунт в Wunderlist, той ще се появи магически във входящата ви поща със заглавието на темата на имейла като задача, докато тялото на имейла ще бъде добавено като бележка. Пощата до Wunderlist може да бъде чудесна за препращане на имейли, които искате да превърнете в задачи.
Потребителите на Outlook могат също да използват Wunderlist за Outlook. Тази проста добавка прави почти същото, но ви дава много по-голям контрол върху списъка, към който добавяте имейла. Wunderlist за Outlook е достъпен за Outlook 2013 или по-нова версия, както и Outlook в мрежата.
Как да използвам Добавяне към Wunderlist
Организиране на задачи в Wunderlist
Всички задачи, мисли и идеи, които добавям към Wunderlist, стартират моята пощенска кутия. Това е моята кофа за „хващане на всички“. Всичко влиза тук, колкото и случайна да е мисълта. След това елементите на входящата поща се сортират в други списъци, когато имам време. Някои задачи се преместват в кошче, ако вече не са подходящи или приложими. Проектните материали рядко стигат до входящата ми поща, защото вместо това ги добавям направо в OneNote.
Използвам подзадачите в Wunderlist, за да добавя следващи стъпки за проекти. Понякога ще използвам и раздела за бележки, за да дам повече подробности или обяснения относно същността на проекта, но това не е нещо, което правя много. Ако искате, можете да добавяте файлове към задачи в Wunderlist. Безплатната версия ви ограничава до максимален размер на файла от 5Mb, но Wunderlist Pro премахва това ограничение.
Напомняния и срокове могат да се добавят към задачи или проекти, които се нуждаят от това. Дейвид Алън говори за запазване на задачи, чувствителни към времето, изключително във вашия календар, но моите се озовават и на двете места поради URL адреса на Wunderlist Calendar Feed, който може да се използва за автоматично добавяне на вашите задачи към Outlook, iCal, Google Calendar или други уеб базирани календари.
Контексти
В системата GTD контекстите са възможността да сортирате задачите си по тип в зависимост от настроението, местоположението или времето, с което разполагате. В Wunderlist използвам хаштагове, за да обознача моя контекст. В различни точки ще имам контексти като #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages и др. Всичко, което трябва да направите, е да добавите хаштаг към заданието, което въвеждате, и Wunderlist ще ви позволи да сортирате по конкретен просто с щракване или докосване на този, който искате да видите. Това показва всички задачи с този хаштаг и ви позволява да работите по целева група задачи. Това е бързо и ефективно.
Място за всичко и всичко на мястото си
Wunderlist наскоро беше придобит от Microsoft, но това е обичайно за това популярно приложение за производителност. Microsoft заявиха, че се ангажират да поддържат приложението работещо и да го актуализират с нови функции в близко бъдеще, така че това определено е добра новина, като се има предвид колко време и доверие са ви необходими, за да инвестирате в приложение за GTD.
Wunderlist е естествено подходящ за GTD, но в същото време осъзнавам, че нещо толкова важно винаги ще бъде въпрос на лични предпочитания. Други опции са изброени в анкетата по-долу, но бих се радвал да чуя кое работи най-добре за вас в раздела за коментари.
Първи неща от Дейвид Алън
Кажете вашето мнение! Гласувайте за любимото си приложение GTD
Тази статия е точна и вярна доколкото е известно на автора. Съдържанието е само за информационни или развлекателни цели и не заменя лични съвети или професионални съвети по бизнес, финансови, правни или технически въпроси.
